10 dicas fenomenais para uma comunicação eficiente
Uma comunicação eficiente não é conquistada sem prática e esforço. Com o advento da tecnologia e o surgimento das redes sociais, passamos a nos comunicar de forma diferente. Tanto que hoje, seja no ambiente de trabalho ou entre amigos, as mensagens são transmitidas da mesma forma.
Em vista disso, os indivíduos esqueceram que cada ambiente exige uma comunicação diferente. Por conseguinte, no mercado de trabalho atual, percebemos o quanto é difícil encontrar pessoas que consigam se comunicar, eficientemente, dentro das organizações.
Falta tato, conexão, interesse e atenção.
O tratamento com clientes exige uma comunicação mais cuidadosa, atenta e interessada. Entretanto, em conversas com gestores, o direcionamento deve ser breve, eficaz e suscinto. Por outro lado, em família, a comunicação deve ser aberta, espontânea e divertida. Por fim, ao liderar uma equipe, devemos adotar uma postura firme, direta e ao mesmo tempo acolhedora.
Além disso, há hábitos ainda piores que não indicam uma comunicação ruim, mas sim a falta de qualquer comunicação. Isso costuma acontecer com pessoas que falam muito e não dão espaço para outros falarem. Da mesma forma, com outras, que fingem que escutam, mas nunca estão atentas às mensagens que estão recebendo.
O alcance de uma comunicação eficiente é uma “via de mão dupla”. Sendo assim, precisamos compreender as mensagens ouvindo com atenção, contribuindo ativamente, diante de cada interação.
Enfim, o ideal é moldarmos nosso comportamento e nos adaptarmos a cada ambiente e a cada exigência.
E agora você deve estar se perguntando: Como posso impedir que hábitos interfiram na minha comunicação? Como posso ser mais atento às informações que recebo e mais assertivo na minha comunicação?
Quer saber as respostas, então fica comigo. Nas próximas linhas vou fornecer 10 dicas super simples para alcançar uma comunicação eficiente.
Vamos a elas!
1. Quando falarem com você, ouça e preste atenção
Nada é mais frustrante do que a sensação de que estamos falando, mas ninguém está ouvindo. Isso é falta de empatia, educação e consideração.
Ao invés de pensar no que você quer dizer, ouça com atenção o que a pessoa está te falando. Caso não compreenda a mensagem, peça educadamente por maiores esclarecimentos. Além disso, trate a pessoa que está falando com você como se fosse o último ser existente na terra. Priorize-a e converse com ela, “cara-a-cara”, sem responder mensagens de celular ou observar o que ocorre a sua volta.
Dessa forma, a pessoa sentirá que está sendo ouvida e sempre dará a mesma atenção para você.
2. Observe com quem você está falando e adote a postura correta
Tanto para a comunicação oral, quanto para a escrita, só use gírias e brincadeiras se estiver falando com amigos e familiares. No ambiente de trabalho, ao enviar por exemplo mensagens para o seu chefe, por e-mail ou WhatsApp, escreva corretamente. Afinal, nem todos conhecem as gírias utilizadas em mensagens de texto. Fato que pode criar desconforto e uma comunicação ineficiente, dependendo do momento, da importância e urgência da mensagem.
Escreva pensando na possibilidade de que essa mensagem precisará ser repassada para clientes ou outros funcionários e adote uma linguagem acessível e formal.
O mesmo deve acontecer para a comunicação oral. Seja claro, conciso e evite usar palavras ou brincadeiras que causem estranheza.
Aqui me refiro a organizações mais hierarquizadas, onde há a exigência de uma postura profissional mais séria.
Por outro lado, caso trabalhe em ambientes mais despojados e tenha gestores mais brincalhões, adote 3 estratégias principais.
Em primeiro lugar, não se isole, nem fique sério ou emburrado em um canto. Segundo, acompanhe a linguagem e o comportamento dos seus colegas e superiores. Em terceiro lugar, lembre-se que brincadeiras tem limite. Seja sempre respeitoso.
Observar o ambiente e o comportamento das pessoas com quem precisa interagir é essencial para adquirir uma comunicação eficiente.
3. Ao enviar mensagens leia com atenção o que escreveu mais de uma vez
Já escreveu uma mensagem e do nada seu corretor ortográfico modificou palavras para um contexto totalmente diferente? Pois é, isso acontece muito e com praticamente todas as pessoas.
Portanto, antes de enviar mensagens de texto ou por e-mail, verifique com atenção se as palavras e as frases estão corretas. Assim, você evitará problemas relacionados a comunicação e não passará vergonha frente aos colegas de trabalho ou amigos.
4. Fique atento a sua linguagem corporal
Não importa se você está conversando com amigos, familiares, gestores ou clientes ou se está se comunicando presencialmente ou por videoconferência… Linguagem corporal é sempre importante.
Adote uma postura acessível, aberta, fique reto, evite ficar de braços cruzados ou com o corpo “largado” e não se encolha. Para tanto, mantenha contato visual e demonstre sempre, um interesse verdadeiro pelo que o outro lhe diz.
Uma comunicação eficiente exige uma postura que demonstre que você está onde e com quem deseja estar.
5. Seja breve e específico
Na escrita e na comunicação oral, seja breve para não cansar quem recebe ou ouve a mensagem. Mas, ao mesmo tempo seja específico o suficiente para explicar, de forma clara, toda a informação que deseja transmitir.
Não dê informações demais ou de menos. Esforce-se para compreender o que a pessoa espera de você e responda de acordo com a demanda.
É um erro comum falarmos mais do que devíamos, mas também é um hábito que, com a prática, pode ser evitado.
6. Faça anotações e demonstre organização para alcançar uma comunicação eficiente
Faça anotações durante aulas, reuniões ou conversas importantes. Não tenha vergonha de sempre andar com o seu caderninho. Mesmo porque, nem sempre conseguimos guardar todas as informações importantes de uma conversa em nossa memória. E, muitas vezes, dando uma conferida naquilo que está escrito, encontramos mais rapidamente, as respostas para atendermos às nossas demandas.
Logo, é uma solução simples que pode evitar inúmeros sufocos.
7. Ligue para as pessoas
Estamos tão acostumados a nos comunicarmos por mensagens de textos, que no dia a dia esquecemos que existem outras formas de comunicação. A ligação, é uma delas.
Quando ligamos para a pessoa, passamos a mensagem de forma mais rápida e evitamos enviar materiais excessivos de leitura. Afinal, se temos muito a dizer e precisamos de um feedback rápido, de nada adianta enviar áudios ou mensagens.
O tempo entre o recebimento da mensagem e o retorno da resposta pode vir a ser muito longo.
Sendo assim, este é um método que permite soluções e o fechamento de uma tarefa com uma maior agilidade. Não machuca, nem prejudica ninguém.
Então, se há pressa, ligue. Torne sua comunicação eficiente resgatando ações do passado que ainda funcionam muito bem nos dias de hoje.
8. Pense antes de falar e abra espaços para uma comunicação eficiente
Ouça com atenção o que o outro lhe diz, pense com cuidado e só depois fale o que pensa sobre o assunto.
Quando você policia a sua fala consegue ter um maior controle para levar o diálogo adiante e evita constrangimentos. Além disso, mostra para a pessoa que está atento e que compreende o tom da conversa, pois a acompanha em cada interação.
Dessa forma, você evita falar o que não deve e como consequência, também evita ouvir o que não quer.
9. Trate todos como iguais
Não fale mal dos seus colegas de trabalho e trate todos com respeito.
Quando você fala mal das pessoas, abre precedentes para fofocas e faz com que os outros passem a falar mal de você também.
Alcance uma comunicação eficiente, tornando sua fala um instrumento que proporciona o bem comum.
Desse modo, você ficará distante de conflitos e estabelecerá um relacionamento saudável com todos.
10. Receba todos com um largo sorriso e demonstre simpatia para alcançar uma comunicação eficiente
Ao sorrir com frequência, você inspira os outros a sorrirem também.
Como resultado, em qualquer conversa, você ganha a simpatia das pessoas e possibilita uma comunicação agradável. Condição que poderá trazer grandes benefícios para a sua vida, tanto no convívio com familiares e amigos, quanto no ambiente de trabalho.
Seja uma pessoa que gera atração e não repulsão. Sorria, acalente as pessoas e deixe-as confortáveis e felizes na sua presença.
E quanto a você: como está sua comunicação em casa e no trabalho?
Me conta nos comentários!