Aprenda agora a gerenciar o seu tempo de trabalho!
O que faz para gerenciar o seu tempo de trabalho? Tem obtido bons resultados relacionados a otimização do seu tempo no desempenho de tarefas importantes?
Se sua resposta para as duas questões é “não”, tudo bem. Afinal, essa é uma habilidade que muitos aprendem com o tempo através de adaptações e mudanças de hábitos.
Portanto, caso esteja sofrendo para se organizar devido a prazos apertados e constantemente, faça malabarismos para dar conta de suas tarefas, te convido para seguir comigo nesta discussão.
Vamos ver o que você pode fazer para melhorar seu desempenho hoje, por meio da adoção de 5 hábitos muito simples, mas que farão grande diferença na sua organização diária.
1. Para gerenciar o seu tempo de trabalho defina horários específicos para iniciar suas tarefas
Adote uma rotina e siga-a à risca.
Defina um horário para acordar, para tomar banho, para aproveitar com calma o seu café da manhã e sempre saia para o trabalho no mesmo horário.
Assim, entrará mais facilmente no modo produtivo e se manterá concentrado enquanto realiza todas as suas atividades básicas.
Além disso, determine também um horário fixo para a chegada no local de trabalho. Seguindo essa orientação, você conseguirá organizar melhor a sua agenda, incluindo reuniões ou outros compromissos importantes. Pois, já terá em mente o tempo que precisará dedicar a cada atividade essencial do seu dia.
Se trabalha em Home Office, crie uma rotina e organize-se em horários específicos como se estivesse se preparando para ir trabalhar. Não trabalhe de pijama, nem se desvie de suas funções para fazer alguma tarefa de casa. Separe as tarefas do trabalho das tarefas de casa e seja sempre fiel aos horários que determinou para cada atividade.
Dessa forma, conseguirá gerenciar o seu tempo de trabalho sem perder de vista as obrigações mais importantes do dia.
2. Antes de mais nada, planeje o seu dia
Antes de sair para o trabalho, reserve de 10 a 15 minutos para avaliar o seu planejamento diário.
Pense em todas as tarefas importantes que precisa concluir e defina uma estratégia, determinando quando irá realizá-las e o tempo que dedicará a cada uma delas. Elenque suas prioridades e avalie com calma as primeiras ações do seu dia para evitar desespero quando as demandas começarem a chegar até você.
Como resultado, você se sentirá mais relaxado e calmo para cumprir com todas as suas obrigações. Como resultado, será mais produtivo mesmo diante de tarefas que surgiram sem previsão.
Afinal, para começar bem o dia é necessário ter em mente que mesmo que haja um planejamento, sempre aparecerá alguma coisa nova. E você é mais do que capaz de resolver todas as suas tarefas. Mas para isso, precisa aprender a gerenciar o seu tempo de trabalho, começando sempre por aquelas que devem ser priorizadas.
3. Para gerenciar o seu tempo de trabalho, faça uma lista de tarefas
Nosso cérebro nem sempre consegue armazenar todas as informações do nosso planejamento diário.
Sendo assim, diante do desafio que é gerenciar o seu tempo de trabalho, você pode adotar um hábito simples, mas eficaz, como por exemplo a criação de uma lista de tarefas.
Eu mesma já fiz isso em diversas ocasiões, principalmente em momentos onde precisava concluir um projeto importante. Motivo pelo qual, posso afirmar que mesmo que pareça ser uma chatice, passar para o papel nossas prioridades é sim um método muito eficaz de otimização do tempo.
Para facilitar o processo e trazer esse hábito para a sua vida sem muito esforço, crie a sua lista como se estivesse elaborando uma lista de compras de supermercado. Pense em todas as suas funções como se fossem estandes ou prateleiras e tente lembrar de tudo que precisa resolver, como se estivesse recordando os itens que estão faltando em sua casa.
Com o tempo você perceberá a mudança e notará o quanto passou a ser mais atencioso e focado na realização das suas tarefas. Primeiramente porque terá um maior controle sobre as suas ações. Em segundo lugar, porque entenderá a importância da organização do seu tempo para o alcance de um melhor desempenho. E, por último, porque suscitará a motivação necessária para buscar sempre os melhores resultados.
Logo, se deseja gerenciar o seu tempo de trabalho de forma eficaz, faça um esforço e dedique-se a criação de uma lista de tarefas.
4. Para ter um maior controle de tempo, faça um cronograma calculando quanto tempo gasta em cada uma delas
Instale um timer em seu smartphone e observe com calma quanto tempo gasta na realização de cada tarefa.
Por exemplo, ao chegar no trabalho, ligue seu computador e calcule quanto tempo demorou para ler e responder e-mails ou mensagens de WhatsApp. Em seguida, observe o tempo dedicado às tarefas subsequentes. E, ao longo do dia, calcule a quantidade de horas que precisa dedicar para concluir as suas prioridades.
Assim, conseguirá perceber se tem se dedicado ao máximo para finalizar suas tarefas mais importantes ou se tem perdido tempo com ações que prejudicam o seu desempenho.
Claro que você não precisará fazer isso todos os dias. Mesmo porque, após realizar essa prática algumas vezes, fixará em sua mente o tempo que pode gastar em cada tarefa e terá um maior controle para orientar suas ações. Assim, substituirá passos ou atividades que agregam pouco e desperdiçam seu tempo, por outras, essenciais para o desempenho de suas funções.
Essa é uma ótima estratégia que te ajuda não só a gerenciar o seu tempo de trabalho, como também a alcançar melhores resultados na realização de suas tarefas.
5. Para gerenciar o seu tempo de trabalho, encare o medo e comece pela tarefa mais complexa
Concordo sobre o quanto é difícil admitir, mas sabe aquela tarefa que te tirou o sono durante o final de semana e que representa ser um grande desafio a ser conquistado. Enfim, é complicada, é chata, causa medo, mas é exatamente essa a obrigação que você deverá priorizar no seu planejamento do dia.
Então, ignore todo o resto, ative as suas energias e comece o seu dia enfrentando o dragão para só depois salvar a princesa ou o tesouro escondido na torre do castelo.
Dessa forma, você se livrará do desgaste dessa demanda já no início da sua manhã. Condição que lhe garantirá a motivação necessária para seguir com otimismo realizando as suas próximas tarefas. Pois, manterá sua mente mais leve tendo a consciência de que o pior já passou.
Portanto, se quer gerenciar o seu tempo de trabalho, inicie suas atividades realizando a tarefa mais complexa programada para o seu dia. Adotando essa estratégia, deixará a procrastinação de lado e ganhará o vigor que precisa para aumentar seu desempenho e produtividade enquanto segue a sua programação.
E quanto a você: Gostou das dicas? Utiliza alguma delas para gerenciar o seu tempo de trabalho?
Me conta nos comentários!