5 dicas para liderar reuniões de trabalho mais produtivas?

Você sabe como liderar reuniões de trabalho mais produtivas? Tem obtido sucesso com as reuniões que promove com o seu “time”?

Sei que este é um tema que costuma afastar muita gente e também sei que para muitos, reuniões são obrigações que desgastam e agregam muito pouco.

Mas acredite, existem, sim, formas de otimizar os resultados de suas reuniões sem a sobrecarga de tempo e energia.

Para tanto, é preciso planejar e executar com cuidado a sua pauta, promovendo eventos interessantes, tendo como objetivo incentivar a motivação e o engajamento da equipe.

Quer saber como?

Então segue comigo e aproveite ao máximo as dicas que indicarei logo abaixo.

1. Para liderar reuniões de trabalho mais produtivas, mantenha sempre uma atitude positiva

Todo líder precisa trabalhar e se comunicar bem com pessoas. Em vista disso, é preciso ter em mente que a sua postura durante as reuniões de trabalho influencia, sobremaneira, a postura da sua equipe.

Logo, nenhuma equipe irá animada para uma reunião onde o foco é solucionar problemas, se você também demonstrar que não deseja estar ali.

Por outro lado, quando você demonstra uma atitude positiva, a sua energia cria um ambiente propício para colaboração.

Dessa forma, os membros da equipe percebem a importância deles na busca por uma solução e tornam-se mais participativos.

Condição que garante um clima mais leve, agradável e descontraído. E traz como resultado, um maior engajamento e interesse da equipe na busca por resultados.

2. Para liderar reuniões de trabalho mais produtivas, assuma a liderança

Para liderar reuniões de trabalho mais produtivas, você deve sempre assumir a responsabilidade e conduzir de forma organizada os principais assuntos e temas deste compromisso.

Isto posto, seja responsável pela sua agenda e faça você mesmo, a pauta da reunião.

Afinal, como líder você deve ter consciência sobre suas obrigações. Logo, planejar os assuntos e os critérios, bem como a execução da reunião, são tarefas que cabem somente a você.

Lembre-se: toda reunião tem um ou mais objetivos principais. Sendo assim, ao finalizá-la, você precisará avaliar quais foram os resultados alcançados e se estavam conforme o planejado.

Entretanto, caso o intuito seja fortalecer laços ou incentivar a participação dos membros da equipe na tomada de decisões, uma estratégia eficiente é convidá-los a participarem da pauta dias antes da reunião.

Dessa forma, você será capaz de observar o grau de comprometimento de todos, tanto individualmente quanto em grupo, e garantirá uma reunião com um alto grau de eficiência e produtividade.

3. Para liderar reuniões de trabalho mais produtivas, crie eventos interessantes

Existem diversas estratégias e decisões que podem transformar a sua reunião em um evento interessante e atraente para os seus colaboradores.

Você pode, por exemplo:

• Convidar pessoas com conhecimentos e experiências relevantes sobre o tema que será discutido. Nesse caso, podem ser oradores, palestrantes ou outros profissionais que possam agregar valor à sua reunião.
• Demonstrar que reconhece e admira as competências de cada membro de sua equipe, incentivando-os a treinarem em conjunto.
• Comemorar alguma conquista, premiando os membros de sua equipe pela ótima condução e conclusão de um projeto.
• Utilizar vídeos com palestras de oradores de alta performance que contribuam para o desenvolvimento e aperfeiçoamento da sua equipe.
• Ser espontâneo e divertido: escolha locais inusitados fora do ambiente da organização, crie um cardápio diferenciado para a pausa do lanche, promova experiências que demonstrem uma realidade fora daquela experimentada no escritório.
• Desenvolver dinâmicas de grupo que criem movimento e descontração, durante o levantamento de ideias e soluções para o problema proposto.
• Fazer pequenas mudanças no ambiente enquanto expõe suas opiniões e ideias. Movimente-se ao redor da mesa e fale em um tom que quebre a monotonia.

Não fique preso a slides ou apresentações, nem fique lendo informações ou dados a todo momento. Tente ser breve, dinâmico e assertivo.

Aqui o mais importante para liderar reuniões de trabalho com eficiência é inovar, sem perder o foco do tema e dos objetivos desse compromisso. Seja criativo, mas esteja sempre atento ao que precisa ser discutido.

4. Para liderar reuniões de trabalho mais produtivas, incentive a participação dos membros da sua equipe

Ao organizar sua agenda lembre-se de reservar um tempo para que seus colaboradores conduzam e elaborem suas propostas acerca da pauta.

Afinal, o princípio de toda reunião é promover a participação através da troca de conhecimentos, ideias e experiências que viabilizem o levantamento de soluções para o problema que está em discussão.

Nesse contexto, participe ativamente da reunião contribuindo com as suas observações. Permita que seus colaboradores desenvolvam um raciocínio que promova a otimização e o alcance dos objetivos determinados.

Não tente ser o centro das atenções. Esse é o momento para você provar que tem a capacidade de liderar reuniões de trabalho mais produtivas, considerando e respeitando os pontos de vistas de todos os colaboradores.

5. Para liderar reuniões de trabalho mais produtivas, seja uma figura exemplar para a sua equipe

Não use a sua posição de líder para coagir ou criticar abertamente alguma ação individual de seus colaboradores. Pois, questões assim devem ser tratadas no particular, sem envolver os demais membros da sua equipe.

Primeiramente, tenha humildade, mantenha o bom humor e seja um líder que ilumina e inspira, e não alguém que somente comanda, critica e observa. Proporcione momentos de interação agradáveis durante as reuniões e elogie os membros de sua equipe. Em segundo lugar, reforce as ações que deram certo, enquanto orienta e conduz novos direcionamentos para tudo que não foi eficaz.

Para liderar reuniões de trabalho mais produtivas, demonstre que valoriza as qualidades de seus colaboradores e os parabenize pelos seus feitos já na abertura das discussões.

Assim, eles perceberão a importância do papel que possuem dentro da organização.

E quanto a você: Agora que já sabe como liderar reuniões mais produtivas, qual será a sua primeira mudança durante a elaboração da pauta da sua reunião?

Me conta nos comentários!